カテゴリー: 打合せ

ウェスティンホテルでの最後の打合せは、結婚式の一ヶ月前でした。（正式な打合せはこれが最後で、その後もエンドロールの打合せなどで足を運んだのですが）

打合せは10時からだったのですが、前日時間がなくてホテルに提出するBGMリストを書き終えていなかったので、9時半くらいにホテルに着いてリストを書いていました(笑)

（BGMやその他の主な記事についてはBlog Indexからもご覧いただけます）

その他、3回目打合せの時に出た宿題をいろいろとこなしてからの打合せとなりましたが、諸事情によりとても長い1日となりました(笑)

 

スポンサードリンク

 

席次表の確認

まずは、ホテルの専用システムにインプットした席次表の確認から。

1人ひとりのゲストの名前や肩書をプランナーさんと一緒に確認する中で、あらためて妊娠中や授乳中など、ホテル側からも配慮をお願いしたいゲストについて確認させていただきました。

このあたりの事情は直前に発覚する場合もあるので、最後まで気を抜けなかった点でもあります。参列者で何か特別な事情がある方は、できるだけ早目に新郎新婦に伝えてあげていただきたいです。

プランナーさんと無事に席次表を確認できたところで、席次表を手作りする方向で考えていた私たちは、後日この席次表をそのままExcelで打ち直すという非常に根気の要る作業に挑戦することになりました(笑)

席次表については、また別途完成版をご紹介したいと思います。

司会者との打合せ

第1回打合せで映像を見ながら決定した司会者さんと、ここへ来て初顔合わせでした。

事前に記入しておいた打合せ用プロフィールシートを見ながら私たちの出会いなどもお話しし、当日の進行についても一緒に確認させていただきました。

披露宴の余興等、いろいろと協力してもらっている友人の名前なども伝え、

披露宴の初めに司会の方からご紹介いただく新郎新婦のプロフィールについては、後日メールで原稿を送っていただき、こちらで内容を確認することになりました。

ちなみにこの新郎新婦のプロフィール（新郎は○○年にどこどこで生まれ～、などの説明）、新郎新婦が高砂に着いた時点で司会の方から説明がある場合もありますが、

しんとした中でいつまでもゲストに見られるのは緊張しそうなので(笑)、私たちは乾杯の後、食事が始まってから紹介していただくことにしました。

 

この打合せでようやく挙式当日の流れをイメージすることができ、披露宴の全体像が見えてきたような気がしました。

 

…と、進行が固まった時点で、時刻は13時半。この時点ですでに3時間半打合せしていたのですが（合間に入るプランナーさんや他の担当さんの引き継ぎに意外と時間がかかることもあり）、

実は打合せがこんなに長引くと思っていなかった私たちは、昼過ぎにべつの予定があったのです(笑)

そこで、本当に申し訳なかったのですが、一度打ち合わせを切り上げ、18時からまた再開させていただくことになりました。

披露宴のBGM用に持ち込んだ大量のCDだけ預け、一旦外出させてもらいました。。

そして夜、装花とBGMについて打合せをしたのですが、その様子についてはまた次の記事でご紹介したいと思います。

 

今回の写真は、この打合せの時期に会社で一緒に仕事をしていた方々に結婚祝いでいただいた花束です。

こんなふうにサプライズをしてもらえて、本当に嬉しかったなあと当時の記憶がよみがえりました＾＾

あけましておめでとうございます。

2018年初の投稿となりますが、本年もどうぞ宜しくお願い致します。

写真はお正月らしく和装前撮り（季節は夏ですが。。）の1枚です。

 

スポンサードリンク

 

年末年始を挟みまた少し更新が空いてしまいましたが、今回は9月中旬に行った2回目の二次会打合せについて書きたいと思います。

場所は二次会会場、恵比寿のエレガンテヴィータにて。

 

特に問題等なければ、二次会の打合せは一度ですんでしまうこともあるのだと思いますが、

幹事を立てずに二次会を行うことにした私たちは、第1回の打合せ後、二次会の司会を外注することにしたので、

今回はエレガンテヴィータの担当さん＆司会の方との細かい部分のすり合わせが目的でした。

第1回打合せの記事でも書きましたが、司会は金井千佳さんという方にお願いすることになったので、千佳さんにもお店までご足労いただきました。

（第1回の打合せはこちら。その他の記事へはBlog Indexからも飛ぶことができます）

 

1回目の記事にも載せた二次会の大まかな進行表に基づいて、進行や乾杯の音頭を頼む新郎友人の名前などを確認していきました。

千佳さんはとってもアクティブな雰囲気の女性で、いろいろなお仕事をされているのですが、

お話ししているだけで、人前に立つことにとても慣れている感じが伝わってきました。

二次会の流れについて提案もしてくださったり、細かな点について確認してくださったり。

何より、「どんなふうになっても纏めますので！」と言っていただけたことがとても心強くて、私たち夫婦はすっかり千佳さんのファンになってしまい(笑)、

一度2人で千佳さんがインストラクターを務めるヨガレッスンにも参加したりしました＾＾

 

自分が参列する時はあまり意識したことがなかった結婚式の司会でしたが、

こうして直接打合せをしてみると、司会の方の雰囲気で会場の雰囲気もかなり変わるものなんだな、ということを実感しました。

皆さんそれぞれプロとしてお仕事をされている方だと思いますが、自分たちとの相性もあると思うので、司会を頼む際は「この人になら安心して任せられる」と新郎新婦共に思える人に頼むのが、やはり最良だなと思います。

実際、千佳さんの明るく爽やかでユーモアのある司会のおかげで、

慌ただしいなか準備せざるを得ずにどうなることかと思っていた私たちの二次会は、とっても楽しい雰囲気のもとにしっかりと纏まったと思っています＾＾

 

この日の打合せはそんな感じでさくさくと進んでいったのですが、

私たちが結婚式のためにエレガンテヴィータを訪れたのは、この2回の打合せと持込むPC・CD・DVDの動作確認、そして景品などの搬入時のみでした。

前にも書いたとおりゲームはビンゴで、凝った余興をする予定もなかったのでこんなものかな、と思います。

 

この打合せの数日後、ウェスティンホテルでの第4回打合せがありましたが、そちらはやはり披露宴なのでかなりの長丁場になりました(笑)

また近々ご紹介したいと思います。

9月初旬、ウェスティンホテルにて、第3回目の披露宴打合せがありました。

招待状も無事発送し、着々と返信ハガキが届いている中での打合せ。

料理やペーパーアイテムなどについて打合せをして、以前にも記事にした引出物を正式に注文したりしました。

以下、主な点について書いてみます。

 

スポンサードリンク

 

◆テーブルコーディネート

8月のウェディングマルシェでざっくり決めたテーブルコーディネートでしたが、この日はあらためてクロスやナフキンの色、折り方を決定。

ナフキンの色見本、かわいかったです＾＾

私たちはカラードレスの赤と合うよう、クロスを明るめのベージュにしたので、

ナフキンは淡いピンクにしました。

折り方もかわいい見本がたくさんあり、初めは薔薇の形とか素敵だなあ…と思ったのですが、

全体のバランスを考え、くどくならずシンプルにまとまるようにロール形にしていただくことにしました。

こういうコーディネートを決めるのが大好きなので、考えるだけでわくわくしてしまった打合せ＾＾

色の組み合わせは無限なので、ドレスの色が濃いめで初めから選択肢が限られていたのは、逆に決めやすくて良かったかもしれないです(笑)

◆席次表・席札

席次表

この打合せの時点では、席次表は手作りにしたいなあと思っていたものの、いざと言う時にはホテルに頼む、という2パターンで考えていたので、

どちらでも対応できる方向で進めていました。

席次表については、手作りの場合でも一度ウェスティンのウェディング専用システムに名前や肩書、備考などを入力する必要があります。（引出物の種類や料理のアレルギーの有無など、基本的な情報はすべてこのシステムで作られる表に記載されます）

その際にプランナーさんが肩書の書き方等、間違った点がないかを確認してくださるので、

最終的に席次表を手作りした私たちは、プランナーさんに確認いただいたものをもとにExcelで名前や肩書を打ち直す、という地道な作業を行いました。

席札

席札もできれば手作りしたかったアイテムのひとつですが、印刷やカットなどの手間を考えると、そのままホテルにお願いしてしまった方が良いかな、と思ってお願いすることにしました。

ただ、席札にはそれぞれゲストにメッセージを書くのが定番だと思うのですが、ホテルに頼むとできあがるのは挙式1週間前、とのこと。

他のこともいろいろあるのに、1週間でゲストにメッセージを書ききれるかどうか不安だったので、

私たちは別途カードにゲストへのメッセージを書き、それを挙式当日に席札と一緒に置いていただきました。

（シールにメッセージを書いておいて、席札に貼られる方もいるそうです）

この時のカードは、まだ引っ越し前の新居でガス業者の方を待ちながらひたすら書いていた覚えがあります(笑)

 

全体の写真はまたあらためて載せたいのでごく一部ですが、当日の雰囲気はこんな感じでした。

 

その他ご参考まで、私たちが質問した点も含め、この打合せで確認したことを下記します。

・芳名帳・ペンはホテルで用意

・披露宴後、二次会会場に持って行くもの（ウェルカムトランク、エンドロールDVD（字幕なし）、高砂の装花）をまとめて代表者（新郎友人）に渡してもらいたい

・余興で使うDVD、CDは動作確認のため、挙式2週間前にはホテルに持込み

・ゲストに御車代などを渡すタイミング→受付後から披露宴開始前までに親族から渡すのがスムーズだが、祝辞の前に主賓に渡すとプレッシャーになってしまう可能性もあるので、親族がゲストに挨拶に回る際でも可

 

だいたいこんな感じだったかと思います。

◆第4回の打合せまでにやるべきこと

第4回の打合せは早くも9月下旬に行われることになりましたが、この時の宿題も盛りだくさんでした。

①ウェディングシステムの配席表を入力しておく

②前泊するゲストの宿泊者名簿を記入しておく

③（ホテルで席次表を頼む場合は）プロフィールを専用用紙に記入しておく

④披露宴司会との打合せ用用紙にプロフィールを記入しておく

⑤BGMリストを記入しておく（CDを持ち込む場合はそれも持参）

⑥ウェスティン内のハツコエンドウ美容室で、ヘアメイクリハーサルの予約をする（この打合せの帰りに予約をし、次回打合せまでにリハーサルすることになりました）

これとは別に、エンドロールで流す字幕の提出も同じくらいの期日でした。

 

来月には結婚式、という実感はまだあまりわかないながらも、

気持ちだけが焦っていた状態から、目に見えてやることが増えてきました(笑)

 

ちなみにこの日の帰りには、親友の子に頼んで作ってもらったプロフィールムービーも見せてもらい、素敵な動画に感動！

いそがしくなりつつも、結婚式に向けて頑張ろう、とやる気をもらったのでした＾＾

 

スポンサードリンク

 

披露宴の招待状を発送した8月半ば、

ついに二次会の打合せが始まりました。

この当時、披露宴、二次会の準備に加えて新居への引っ越し準備等々あり、

休日に結婚関連以外で外出することがほぼまったくなくなりました(笑)

そんな目の回りそうな状況の中、二次会幹事を立てることなく進めていった打合せについて、ご紹介したいと思います。

 

スポンサードリンク

 

エレガンテヴィータでの打合せ

◆大まかな流れ

この日初めてお会いした担当の方は、披露宴のプランナーさん同様、若くてかわいらしい雰囲気の方でした。

豪雨のため、私たちは到着が30分以上遅れてしまったので、、さくさくと打合せが始まりました。

ちょっと見づらいかもしれませんが、全体の進行はこんな感じ。

私たちはそんなに凝ったことをするつもりはなかったので、主に以下のような流れで、間にちょこちょこ歓談を挟むことにしました。

入場前に披露宴のエンドロールを流しておく⇒プロフィール動画（披露宴と同じ）⇒入場⇒新郎挨拶⇒乾杯⇒集合写真撮影（お酒が入ってゲストがばらばらになった後よりも、先に撮ってしまった方がスムーズ、ということで）

⇒余興動画（披露宴の時と同じもの）⇒ゲーム（ビンゴ）⇒新郎新婦謝辞⇒退場⇒送賓

 

こんな感じで、至ってシンプルに。

幹事は立てないのですが、

受付2名、チェキ係2名、乾杯の挨拶は友人に頼む必要があるので、決まり次第お店に連絡をすることになりました。

（受付とチェキは会社の同期に、乾杯の挨拶は新郎の幼馴染にお願いしました。ちなみにこれらのお手伝いをお願いした方々には、ウェスティンからタクシーで二次会場に向かってもらえるよう、式の前にタクシー代を渡していました）

◆司会者について

司会者はエレガンテヴィータ経由でプロの方にお願いすることもできるのですが、それなりにコストもかかります。

どのみちコストが発生するなら、自分たちで誰か探せないかな…と後に探して出会ったのが、金井千佳さんでした。

千佳さんは彼のサークルの後輩の知り合い、というつながりの方だったのですが、

女優業や司会業、ヨガのインストラクターまでこなされている、とっても素敵な女性です＾＾

千佳さんとは次の打合せで初めてお会いすることになったので、またその時の様子も記事にしたいと思います。

◆ゲーム・景品について

二次会のゲームはビンゴにしよう、というのはかなり初期から彼とほぼ暗黙の了解で決めていました。

知らない人同士でチームに分かれて…という二次会特有のゲームもありだとは思うのですが、

私のように人見知りの方にとっては、知り合いと固まっていた方がリラックスできると思うので(笑)

ビンゴならば歓談しながら楽しめるし、何よりルールがシンプルなので面倒くさくなくて良い、ということでビンゴにしました。

 

そしてゲームと言えば、景品。

エレガンテヴィータには結婚式の景品の定番、ディズニーペアチケット付きの景品セットなども用意されていて、金額に応じたセットを注文すれば、当日に景品を用意してもらうことができます。

これは特にアイディアが浮かばない時や景品を買う時間がない時に助かるシステムだと思います。

私たちも、一度この景品セットの中から選ぼうか、という話にもなったのですが…、

やっぱりセットの中には「自分たちはいらないかな」というものも含まれていたので（そもそも万人ウケする景品というものはないと思いますが）、

だったらこのセットを参考にしながら、少し手間はかかっても自分たちで景品を調達した方が良いかな、と思い直しました。

やっぱり自分がもらったら嬉しいな、と思うものを景品にしたかったので、景品についてはけっこう悩んだものですが、

結果的には満足のいくラインナップになったと思います。

景品についても、次の記事でご紹介させていただきます（ちなみに、景品は参加人数の1割くらいの数を用意するのが妥当だそうです）。

◆その他

上記の他に、担当の方と確認した内容をざっくりと書いておきます。

・二次会の装花は披露宴の時のものを使うため、披露宴の花をそのまま持って行けるようにウェスティンの方にも連絡しておく

・受付担当の人には当日のおつりとして、1,000円札を3万円分ほど用意して渡しておく（貴重品になるので、事前搬入不可。私は披露宴の後に受付をしてくれる友人に渡しました）

・ゲスト名簿（エレガンテヴィータの専用システムで、出欠を取ると作れるようになっています）、チェキフィルムを用意しておく

・当日使う動画DVDやBGMのCDは別途持参して動作確認をする

ちなみに、景品やその他小物の搬入は結婚式の5日前～可能、とのことでした。

 

以上が、1回目の二次会打合せ内容になります。

 

この打合せの後、私たちは前から気になっていたエレガンテヴィータ1階にあるカフェアクイーユでパンケーキを食べて帰りました。

とても人気のパンケーキのようで、休日はお店の前に行列ができていることもあるのですが、この日はタイミング良く待たずに席に着くことができました＾＾

そして私たちの結婚式担当の方がカフェの方に伝えてくださったらしく、出てきたパンケーキには「Happy Wedding」の文字が！

とっても嬉しいサプライズでした＾＾

噂のパンケーキも、もっちりしていてとても美味しかったです！（かなりボリュームがあるので、ひとつを2人で分けました）

 

披露宴と比べると二次会で打合せることはかなりざっくりした感じでしたが、それでもいろいろ期限等があり、間違えないようにしないと。。と若干プレッシャーでした(笑)

結婚式2ヶ月前ともなるとだんだんいろいろな予定が重なってきて手帳に項目を書ききれず、

私はネットで見つけたマスの大きなカレンダーを印刷して予定を書き込み、手帳代わりに使っていました。

 

私自身は今のところ、幹事を立てずに自分たちで二次会を企画している新郎新婦を見たことがないのですが(笑)、

ご自分たちでやられる方、大変かもしれないけれどぜひ頑張っていただきたいなと思います。

前述のとおり、次の記事では二次会のゲームの景品などについてご紹介します。

 

スポンサードリンク