カテゴリー: 打合せ

結婚式から3ヶ月弱前の8月初旬。

ウェスティンホテルにて、プランナーさんと第2回目の披露宴打合せがありました。

 

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打合せ後の時間を有意義に使えるよう朝10時～にしてもらったのですが、真夏の時期だったのでまだそこまで暑くない午前中でちょうど良かったなと思います。

ちなみに打合せには、いつもこの結婚式専用ノートを持参していました。

二次会も含めた打合せの内容やto do リスト、式全体のイメージや使いたいBGMなど、なんでも思いついたものを書いていたので、最終的にはかなり年季の入ったノートになりました(笑)

 

以下、この日の打合せ内容などを書いていきます。

◆招待状の確認

まずは8月中旬に発送することになっていた招待状の件から。

この日までに、担当の方が私たちの発送する招待状の宛名を書いてくださっていたので、住所、氏名に間違いがないかをその場で確認しました。

特に名前に間違いがあってはいけないので、結婚式におけるこういった確認、けっこう神経を使います。。

普段あまり気にしていなかった、「斉藤さんの斉は正式にはどの字を使うべきなのか」とか、細かい部分が急に心配になって、氏名を登録する前に事前に本人に確認しなければいけないものもいくつかありました。

しかもこういう作業って、何度確認しても心配になってしまったりするんですよね。。

 

というわけでこの日も朝からけっこう集中しましたが、確認は無事に完了。

人数分の招待状と封筒、返信用の葉書、親族用の付箋や挙式に来てもらう方への付箋、ホテルまでの地図などを受け取り（全部合わせるとかなりボリュームがありました）、

実際に送る時の封筒への入れ方などをプランナーさんに教えていただきました。

封筒に詰める作業は各々家で行うので、招待状に関してはこれで打合せが終了しました。

◆式進行

式の大まかな流れの確認もし、以下の点も確認しました。

・迎賓（披露宴が始まる前に会場入り口で両家がゲストを迎えるもの）の有無　→　和装だと迎賓を行うことが多いそうですが、私たちは教会式ということもあり、行いませんでした。

・プロフィール動画、友人の余興にかかる時間の確認（余興のDVD、CDの持込みは披露宴1週間前まで（余裕があれば最終打合せまでにあると良い）とのこと）

・新郎新婦中座の際のエスコート役の確認　→　私たちは両家ともサプライズで母にお願いすることにしました。

◆照明や演出の確認

5月に行ったウェディングマルシェでオーダーした照明や演出内容の確認がありました（最終決定ではありません）。

私たちはエンドロールの作成もお願いしていたのですが、その際に流したい字幕（ゲストに向けたメッセージ）を披露宴4週間前までにエクセルに入力して提出することになりました。

◆引出物

まだ全然決まっていない段階でしたが、カタログをいろいろいただきました。

こちらは数日後のウェディングマルシェでまたあらためて考えることになりました。

◆その他、確認したこと

私はお色直しの後、各卓を回ってゲストと写真を撮るフォトラウンドをしたかったので、その旨を伝えておきました。

本当はゲスト全員と一緒に写真も撮りたかったのですが、

楓の間だと天井があまり高くないので、上方から写真を撮ることができないため、一度に全員で写ることは難しい、とのことでした。

ちょっと残念でしたが、まあフォトラウンドでみんなと撮れればいいか、ということで。

 

 

第2回目の打合せ内容はだいたいこんな感じです。

プランナーさんだけではなく、演出や引出物担当の方ともお話しして、結婚式には本当にいろんな方が関わってくださっているなあ、と実感しました。

次回の打合せは9月。次の時にはすでに結婚式まで2ヶ月を切ってしまっているのかと思うと大丈夫かな…となんだか心配になりましたが、

既婚の友人が前に「プランナーさんに言われたことをそのとおりにやっていたら当日になった」という話をしてくれたので、

とにかく言われたことを着実にこなしていけばなんとかなるだろう、とも思いました(笑)

 

結婚式の打合せは最初は漠然としていても、最後の打合せで一気に話が進んで全体像が見えるものだと思うので、

これから挙式を迎える方々も、疑問点や不安点は都度確認しつつ、あとは安心してプランナーさんについていけば間違いないと思います。

 

私たちは8月のウェディングマルシェでもけっこう当日のイメージをふくらませることができたので、

マルシェについてもまた次の記事でご紹介させていただきます。

 

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ウェスティンホテルでの第1回打合せ、前回の記事の続きです。

第1回目の打合せで確認した主な内容を書いていきます。

 

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◆招待状

◎発送日・返送日・システム登録期限

打合せでは、招待状を発送する日付、ゲストの方からの回答を返送してもらう期限を決めました。

お盆やお彼岸を避けて、発送は結婚式約2ヶ月前の大安の日、返送期限は約1ヶ月前の、こちらも大安の日だったかと思います。

招待状や封筒を人数分用意してもらう必要があるので、発送日（8月中旬）に合わせ、

ホテルのウェディング専用システムにゲストの名前や住所を登録する期限を決めていただきました。

私たちは宛名書きをホテルの方にお願いすることにしていたので、その期間も考慮し、ゲスト情報のシステム登録期限は7月下旬になりました。

この打合せまでにはすでに招待状を出すゲストの確認がほぼすべて取れていたので、登録は余裕を持って終えることができました。

◎宛名書き

ご参考までですが、宛名書きは封筒1枚当たりで金額が設定されているので、氏名のみ（手渡し）書いていただく場合でも、住所・氏名を書いていただくのと同じ金額がかかります。

当然ながらゲストが多いとその分コストも掛かってくるのですが、私はゲストの方にお渡しする招待状については節約するポイントではないと思っていたので（もちろんいろいろな意見があると思いますが、あくまでも自分たちの式に関しては）、

すべてホテルにお任せしました。

自分がものすごく字が上手で、自分で書けたら良かったんだけどな…ともちょっと思いましたが、こればっかりは仕方ないなと思います(笑)

◎招待状本文

私たちの選んだ招待状デザインはワキリエスマイルウェディングさんのホワイトベール。

こちらはウェディングマルシェですでに決めていました。

ご覧のとおり定形外郵便サイズなのですが、発送した時の様子（切手の件など）については、また別途記事にしたいと思います（特に何かおしゃれな工夫をしたわけではありません(笑)）。

◎文面

招待状の文面は、あらかじめ用意されている候補の中から選びました。

本文の上半分が新郎・新婦からのご挨拶、下半分が両家父からのご挨拶になります。

最近では招待状に親の名前を入れるのは珍しくなっているかもしれませんが、私たちは悩んだ末、入れることにしました。

結婚式は自分たちのものであると同時に、家と家のものである（親の存在があってこそ）ということや、

特に彼の側は遠縁の親族にも参列してもらうことになっていることなどを考えると、

入れさせてもらうのが良いかなと思ったことが理由です。

 

私の幼馴染たちはほぼ皆親の名前を入れていた印象があるのですが、いずれもホテルウェディングだったので、どちらかと言うとややフォーマルな挙式だとそういう傾向にあるのかな？と思いました。

私が受け取った招待状の中には差出人も親名義になっていたものもありますが、

私たちは差出人は自分たち名義にしました。

◆料理

披露宴当日のお料理についても、この打合せで案内がありました。

通常料金より割引された金額で、結婚式のコース料理を別途予約して試食することもできるそうですが、私たちはどたばたしていて試食はせずに終わってしまいました(笑)

（特に花嫁さんは）披露宴当日に完食する、ということはなかなか難しいかなと思うので、事前にゆっくり食べておくのもありかなと思います＾＾

 

また、ゲストの中にもアレルギーのある方等、様々な事情のある方もいらっしゃると思うのですが、

お料理は人によってメニューを変えることも可能です。

心配な点がある場合は、プランナーさんに相談してみると良いと思います。

 

私たちの場合は妊娠中・授乳中のゲストも多かったので、

乾杯をソフトドリンクにしてもらったり、食後の飲み物をノンカフェインにしてもらうなどいろいろ配慮していただけるよう、

飲食に制限のあるゲストについては細かくホテル側に伝えていました。

◆前泊

私たちはウェスティンから比較的近い場所に住んでいるので前泊はしなかったのですが、

参列者が前泊を必要とする場合、通常料金より割引された金額で宿泊予約をすることができます。

直前になって前泊が必要になったけれど部屋が埋まってしまっていた、ということを避けるため、

「前泊するかまだわからないけれど可能性はある」という場合は、早目に部屋をおさえておいてもらった方が良いかもしれません。キャンセルは24時間前まで可能、というお話でした。

 

最終的に、前泊は遠方の親戚分一部屋と、

披露宴当日に彼と私が宿泊することになっている部屋を、（宿泊はしていないのですが）前日から予約しました。

体調に不安のあるゲストが、披露宴の最中に万が一のことがあった場合に気兼ねなく休める場所を確保するためです。

披露宴が16時開始、などであれば当日宿泊する部屋に15時くらいにチェックインしてそのまま使えば良いのですが、

私たちの披露宴はチェックインとアウトの間くらいに開催される予定だったので、披露宴の最中に部屋をおさえようと思うと、当日宿泊の部屋を前日からおさえておく方法しかないんですよね。。

誰も泊まらないのに部屋をおさえ、当日も披露宴の最中は結局使うことがなかったので、ちょっと勿体なくもあったのですが、

式前日にもろもろ搬入した際に二次会のドレスなども置いておくことができたので、おさえておいて損はなかったなと思っています(笑)

 

次の記事ではカメラマンの持込みなどについてご紹介します。

 

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